Dynamics 365 narzędzie

Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?

Robotic Process Automation (RPA) to technologia służąca automatyzacji złożonych, rozbudowanych i powtarzalnych procesów, w których roboty programowe komunikując się z systemami biznesowymi odwzorowują pracę ludzką. Roboty potrafią dokonywać czynności w taki sposób, w jaki robią to pracownicy realizując procesy biznesowe. Robot przy pomocy tak zwanego „użytkownika wirtualnego” odwzorowuje i powtarza czynności użytkownika fizycznego redukując lub eliminując powtarzalne manualne czynności. Zalety robotyzacji procesów są coraz bardziej dostrzegane.

Czym jest robotyzacja procesów biznesowych

Robotic Process Automation (RPA) to technologia służąca automatyzacji złożonych, rozbudowanych i powtarzalnych procesów, w których roboty programowe komunikując się z systemami biznesowymi odwzorowują pracę ludzką. Roboty potrafią dokonywać czynności w taki sposób, w jaki robią to pracownicy realizując procesy biznesowe. Robot przy pomocy tak zwanego „użytkownika wirtualnego” odwzorowuje i powtarza czynności użytkownika fizycznego redukując lub eliminując powtarzalne manualne czynności. Zalety robotyzacji procesów są coraz bardziej dostrzegane.

Dynamics 365 narzędzie

Kiedy zastosować robotyzację procesów biznesowych?

01.

Procesy akcyjne polegające na wykonaniu wielu powtarzalnych czynności (duży wolumen w krótkim czasie)

02.

Ciągłe, wystandaryzowane, powtarzalne procesy z małą liczbą wyjątków, w których występuje brak uznaniowości (wymogu wiedzy eksperckiej)

03.

Brak możliwości integracji między systemami ze względów technicznych lub organizacyjnych (np. licencje)

04.

Duże wahania wolumenu lub podatność procesu na ludzkie błędy

Jak wdrożyć robotyzację procesów?

Wybór i zapoznanie się z procesem

Analiza możliwości automatyzacji procesu

Optymalizacja procesu (jeśli możliwa)

Wybór modelu wdrożenia: usługa / produkt

Zbudowanie robota

Testy i pilotaż

Implementacja w środowisku produkcyjnym

Weryfikacja – okresowa analiza raportów i logów

Korzyści z robotyzacji procesów biznesowych

  • Cyfrowa transformacja. Odciążenie pracowników z ręcznych, powtarzalnych i czasochłonnych zadań – pozwala to na pełne wykorzystanie kompetencji pracowników do bardziej odpowiedzialnych zadań,

  • Podniesienie wydajności i efektywności, skrócony czas realizacji procesu – możliwość pracy 24 godziny na dobę,

  • Wydajność i efektywność oraz optymalizacja pracy – automatyzacja manualnych procesów eliminuje możliwość popełnienia ludzkich błędów,

  • Likwidacja wąskich gardeł w procesie – np. rozładowanie spiętrzeń pracy,

  • Większa kontrola w zarządzaniu procesami biznesowymi – roboty dostarczają historię audytu dla każdego kroku,

  • Niskie wymagania techniczne po stronie klienta – konfiguracja robota nie wymaga umiejętności programowania,

  • Łatwa integracja danych z każdym systemem klienta,

  • Brak ingerencji w systemy,

  • Standaryzacja i automatyzacja procesów w organizacji np. analizy i raporty,

  • Redukcja kosztów realizacji procesów.

Technologia RPA pozwala zwiększyć jakość procesów w organizacji.

Korzyści z robotyzacji procesów biznesowych

  • Cyfrowa transformacja. Odciążenie pracowników z ręcznych, powtarzalnych i czasochłonnych zadań – pozwala to na pełne wykorzystanie kompetencji pracowników do bardziej odpowiedzialnych zadań,

  • Podniesienie wydajności i efektywności, skrócony czas realizacji procesu – możliwość pracy 24 godziny na dobę,

  • Wydajność i efektywność oraz optymalizacja pracy – automatyzacja manualnych procesów eliminuje możliwość popełnienia ludzkich błędów,

  • Likwidacja wąskich gardeł w procesie – np. rozładowanie spiętrzeń pracy,

  • Większa kontrola w zarządzaniu procesami biznesowymi – roboty dostarczają historię audytu dla każdego kroku,

  • Niskie wymagania techniczne po stronie klienta – konfiguracja robota nie wymaga umiejętności programowania,

  • Łatwa integracja danych z każdym systemem klienta,

  • Brak ingerencji w systemy,

  • Standaryzacja i automatyzacja procesów w organizacji np. analizy i raporty,

  • Redukcja kosztów realizacji procesów.

Technologia RPA pozwala zwiększyć jakość procesów w organizacji.

Autorska aplikacja do robotyzacji procesów

X-Code posiada autorską aplikację typu RPA (Robotic Process Automation) BuzzAutomation, która pozwala tworzyć rozwiązania automatyzujące procesy lub wspomagające istniejące systemy informatyczne.

Aplikacja RPA składa się z następujących komponentów:

  • Edytor – aplikacja służąca do określania „flow”, czyli kroków jakie powinien wykonać robot

  • Orkiestrator – aplikacja służąca do zarządzania wszystkimi robotami dostępnymi w rozwiązaniu

  • Robot – serce rozwiązania. Robot wykonuje wszystkie czynności związane z automatyzacją

  • API Gateway – brama, która odpowiadać będzie za komunikację z wdrożonym systemem

  • Nagrywarka – narzędzie umożliwiające użytkownikowi rejestrowanie ruchów myszą lub czynności, które wykonywane są klawiaturą, celem generowania skryptów automatyzacji

Robotyzacja a jakość pracy

Globalny rynek RPA wciąż się rozrasta. Wdrożenie automatyzacji może mieć znaczący wpływ na jakość pracy w organizacji.

Automatyzacja procesów eliminuje ryzyko błędów ludzkich, co prowadzi do poprawy jakości wykonywanych zadań. Roboty RPA wykonują określony proces biznesowy, co minimalizuje szanse na popełnienie błędów. Pracownicy są zwolnieni z wykonywania monotonnych i powtarzalnych zadań, co może wpłynąć pozytywnie na ich zadowolenie z pracy. Mogą się bardziej skupić na zadaniach kreatywnych i strategicznych.

Automatyzacja manualnych procesów pozwala również pracownikom na oszczędzenie czasu, który mogą przeznaczyć na bardziej wartościowe zadania. To może wpłynąć na efektywność działalności firmy. Kiedy roboty przejmują zadania rutynowe, pracownicy mają okazję do nauki nowych umiejętności, które są bardziej złożone i wartościowe dla organizacji, co pozwala na realizację celów biznesowych.

Przykłady robotyzacji procesów biznesowych

  • Robotyzacja procesów księgowych – automatyczne przetwarzanie zamówień i faktur m.in. wprowadzanie danych, weryfikację i generowanie odpowiednich dokumentów.
  • Wsparcie działu sprzedaży — automatyzacja odpowiedzi na proste pytania klientów poprzez chatboty lub automatyczne generowanie odpowiedzi e-mailowych.
  • Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak: wypełnianie formularzy podatkowych, analiza danych finansowych, monitorowanie i raportowanie transakcji.
  • Selekcja CV, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja referencji, generowanie umów pracowniczych.
  • Optymalizacja procesów księgowych, w tym: analiza wydatków, generowanie raportów finansowych.
  • Automatyzacja procesów produkcyjnych – Śledzenie statusu przesyłek, generowanie etykiet i dokumentów transportowych, zarządzanie zapasami.
  • Wsparcie zespołów marketingowych — automatyczne zbieranie danych z różnych źródeł, takich jak strony internetowe czy kampanie reklamowe, i generowanie raportów.