Polityka Prywatności X-CODE sp. z o.o.

Wchodząca w życie z dniem 4 czerwca 2018r.

Szanowni Państwo,
przedstawiamy naszą Politykę Prywatności. Polityka ta pomoże Państwu podejmować przemyślane decyzje na temat relacji z nami, prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.

Wprowadzenie
Niniejszy dokument zawiera naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one dla nas ważne, gdyż wiemy, iż są ważne również dla Państwa.

Polityka Prywatności ma cztery cele:
1. Wyjaśnienie, w jaki sposób wykorzystujemy informacje, które Państwo nam dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać nasze produktu i usługi do Państwa oczekiwań;
2. Zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;
3. Zapewnienie Państwa, że dane osobowe przez nas przetwarzane są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,
4. Zapewnienie transparentności w kontaktach z nami, tak by realizacja prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.

Wszystkie informacje, które pobieramy, są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną przez nas działalnością tj. tworzenie kompleksowej, szytej na miarę usługi programistycznej przy jednoczesnym wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych.

Jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decydujemy o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że X-CODE sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Klaudyny 21 lok. 8, 01-684 Warszawa jest tym podmiotem, który odpowiada za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@x-code.pl
Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe przetwarzane przez nas są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:

1. Rekrutacja
Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu sprawnego przeprowadzenia procesu selekcji kandydatów do pracy oraz ostatecznego wyłonienia osoby najbardziej odpowiedniej na konkretne stanowisko. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na postawie Państwa zgody. Warto zaznaczyć, że zgoda może być wyrażona na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w konkretnej rekrutacji jak również na potrzeby przyszłych ewentualnych procesów rekrutacji. Nie zamykamy się przed specjalistami, którzy chcą wspólnie z nami osiągnąć sukces. W procesie przechowujemy Państwa dokumenty aplikacyjne przez okres 2 lat od momentu zakończenia procesu rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z naszych zasobów. Podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednak niektóre informacje, w szczególność o Państwa doświadczeniu zawodowym są bardzo istotne ze względu na cel jaki chcemy osiągnąć. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

2. Świadczenie usług
Dane osobowe, w szczególności jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym są działania raportowe oraz statystyczne. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli np. od wykonania ostatniej czynności w związku z wystawieniem dokumentu księgowego na Państwa rzecz. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy lub wystawienie dokumentu księgowego. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

3. Kontrahenci i dostawcy
Dane osobowe przedstawicieli naszych kontrahentów tj. zarówno jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji zobowiązań umownych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie umowy (nawet jeżeli nie została ona utrwalona na piśmie), w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym realizacja umowy z kontrahentem (najczęściej Państwa pracodawcą). W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli od wykonania ostatniej czynności w związku z realizacją umowy z kontrahentem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy z kontrahentem. Państwa dane mogły być udostępnione przez kontrahenta (np. Państwa pracodawcę). Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

4. Kontrola dostępu
Dane osobowe są również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszych lokalizacjach. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu, którym jest ww. ochrona. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres od 3 miesięcy do 2 lat od ich zarchiwizowania w zależności od lokalizacji, czyli np. utrwalenia Państwa wizerunku na monitoringu wizyjnym. Podanie danych osobowych w tym procesie jest również dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi wejście na obszar chroniony. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie kontroli dostępu jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

Państwa uprawnienia
Chcieliśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy skorzystanie z następujących uprawnień:

  • prawo dostępu do treści danych – mogą się Państwo do nas zwrócić o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni nam pracę, wiec prosimy o rozwagę w korzystaniu z niego,
  • prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkie staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak jeżeli okaże się że dane, które przetwarzamy się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo do nas zwrócić o ich sprostowanie,
  • prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że niech chcą już Państwo byśmy nadal przetwarzali dane osobowe zawsze mogą się Państwo do nas zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo do nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych w niektórych przypadkach musimy zachować ze względu na wiążące nas przepisy prawa,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które przetwarzamy z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach czasu, mogą się Państwo do nas zwrócić o ich dalsze przechowywanie,
  • prawo do przenoszenia danych – jeżeli okaże się że będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w systemach informatycznych to mogą się Państwo do nas zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy. Zaznaczamy jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo nam sami dostarczyli,
  • prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo do nas zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,
  • prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną nam zgodę na przetwarzają danych osobowych, jednak wszelkie działania, które wykonaliśmy na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,
  • prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że naruszamy Państwa prawo do prywatności zawsze mogą się Państwo zwrócić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.

Podsumowanie
Podsumowując dokładamy wszelkiej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państw sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: iod@x-code.pl